Le email sono tra gli strumenti di comunicazione più utilizzati, particolarmente rapide e, soprattutto, molto più dirette delle vecchie lettere. Ed è proprio la rapidità con la quale viene utilizzato lo strumento che a volte porta a commettere degli errori grossolani! È importante tenere a mente che quando si invia un’email non si può assolutamente prescindere dalla forma: scrivere un’email di lavoro in modo corretto e, soprattutto, gentile è assolutamente necessario. Scopri come fare.
Stando alle statistiche, pare che ben 4 persone su 10 scrivano email percepite come scortesi, arrivando addirittura a risultare maleducati agli occhi dei destinatari. Vediamo, dunque, come fare per scrivere un’email corretta e gradevole.
Forma e sostanza della email
Prima di tutto è necessario ricordare che scrivendo un’email ci stiamo interfacciando con un altro essere umano, e che per questo ci si deve presentare come se lo si facesse di persona.
Saluti iniziali
L’attacco va scelto caso per caso in base all’interlocutore e al grado di confidenza, passando dall’universale “Ciao” a saluti più formali come “Gentile” o “Caro”.
Meglio non esagerare utilizzando in maniera smodata gli appellativi. Allo stesso tempo, però, non si deve neanche scadere nell’eccessiva confidenzialità. A volte la soluzione è nel mezzo: un semplice “Buongiorno” può funzionare al meglio!
Saluti finali
Anche il congedo deve essere semplice ma non troppo formale. In buona sostanza, sarebbe opportuno preferire il classico “Buona giornata” all’inflazionato e ormai fuori moda “Cordialmente”.
Empatia: “tu” o “lei”?
Nel caso in cui si abbia a che fare con persone che si conoscono molto bene si può tranquillamente optare per il “tu”. Quando, invece, sorge il dubbio, è sempre meglio dare del “lei”.
In ogni caso, meglio non esagerare. Le lettere maiuscole cosiddette reverenziali, ad esempio, devono essere assolutamente messe al bando. Cordiale ma semplice: non lasciamoci andare a sensazionalismi né, tanto meno, a manierismi di vario genere.
Le emoticons nella email
Le faccine dovrebbero essere utilizzate solo in scambi di email tra amici. Addirittura, ci sono alcune aziende che le hanno letteralmente messe al bando. In alcuni casi, però, le emoticons potrebbero essere molto utili per far comprendere il tono con il quale si è scritta la mail.
Insomma, le faccine, se usate con moderazione, potrebbero risolvere alcuni problemi di natura comunicativa.
Copia conoscenza o copia nascosta?
Nel caso in cui si intenda mettere in copia qualcuno è sempre bene dichiararlo nel corpo dell’email. Ad aver diritto di essere messi in copia, poi, sono solo gli stretti necessari. E se i destinatari tra loro non dovessero conoscersi, sarebbe opportuno procedere con le presentazioni.
La copia cosiddetta nascosta, invece, dovrebbe essere utilizzata solo in rari casi.
