Gestire al meglio il proprio tempo è fondamentale per lavorare al meglio e con soddisfazione. La produttività, infatti, è legata a doppio filo alla capacità di organizzare impegni e tempo libero. Non sai proprio come organizzare il tuo tempo o hai il timore di sbagliare? Allora ti trovi nel posto giusto! Ecco quattro consigli per organizzare al meglio il tempo ed essere più produttivi.
1. Usa un’agenda
Per capire come organizzare il tuo tempo, tieni traccia di tutte le cose da fare su un’agenda (cartacea o online, come Google Calendar). In questo modo sarà più semplice tenere sotto controllo i vari impegni e seguire la tabella di marcia prestabilita.
Ovviamente non deve trattarsi di un’agenda rigida ma, piuttosto, di una guida alla quale fare riferimento per rispettare gli impegni presi e non lasciarsi andare a inutili rinvii.
È buona norma saturare la giornata lavorativa al 70-80%, così da lasciare del tempo a disposizione per eventuali imprevisti.
Oltre agli impegni lavorativi, ricordati di segnare anche attività legate a hobby e tempo libero, così come al tempo da passare con famiglia e amici.
2. Concentrati su ciò che crea valore
Dedica la maggior parte del tuo tempo ad azioni che possono aiutarti a realizzare i tuoi obiettivi, che siano di crescita professionale, economici o di altro genere.
Organizzare il proprio tempo, infatti, non significa lavorare in maniera continuativa ma, piuttosto, riuscire a rendere al massimo nel tempo in cui ci si dedica esclusivamente al lavoro.
Una buona tecnica è il cosiddetto Metodo Eisenhower, di cui abbiamo parlato quale settimana fa, che consiste nel distinguere tra attività importanti e attività urgenti, raggruppandole in quattro gruppi:
1. Attività urgenti e importanti: da eseguire al più presto e in prima persona
2. Attività importanti ma non urgenti: da eseguire in prima persona, definendo un’opportuna scadenza
3. Attività urgenti ma non importanti: da delegare il più possibile
4. Attività non urgenti e non importanti: da eliminare o rimandare
3. Concediti le giuste pause
Le pause sono fondamentali per ricaricare le energie e ricominciare a lavorare con più entusiasmo e, soprattutto, più concentrazione.
Una raccomandazione, però, è d’obbligo: le pause devono essere brevi e non devono interrompere il flusso di lavoro. In caso contrario, infatti, potrebbero risultare controproducenti.
L’ideale è alternare 25 minuti di lavoro senza distrazioni (né telefono, né e-mail, né chiacchiere con i colleghi) a pause di 5 minuti. Questo ciclo va ripetuto per 4 volte, seguito poi da una pausa più lunga di 20-30 minuti. (Si tratta della cosiddetta Tecnica del Pomodoro.)
4. Fare tutto e subito non è possibile
Prima di immergerti nel lavoro, fai un bel respiro e ricorda che fare tutto in pochissimo tempo – semplicemente – è impossibile.
Ogni attività richiede il giusto tempo. Ogni progetto ha una sua evoluzione.
Altrimenti, alzando troppo il tetto delle tue aspettative, non farai altro che sentirti frustrato e diminuire la conentrazione, entrando in un circolo vizioso.
Il segreto, dunque, è ragionare per obiettivi e priorità, organizzando il proprio tempo di conseguenza e ricordandosi dell’importanza di un giusto equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.
