Una volta erano le lettere intestate, oggi sono le email. Se il lavoro è cambiato, anche i metodi per comunicare con il datore o con i propri interlocutori non sono più gli stessi. A fare la parte del leone è appunto l’email, un sistema pratico e veloce ma proprio per questo soggetto a possibili errori legati alla scrittura e costruzione del messaggio. Vediamo insieme i 5 suggerimenti da seguire per scrivere un’email di lavoro perfetta!
1) Massima attenzione ai destinatari e all’oggetto
I destinatari e l’oggetto dell’email sono importantissimi perché dicono già molto sulla cura posta nell’elaborazione del messaggio. L’invio a più persone, ad esempio, deve essere fatto con criterio, evitando di inserire tutti i destinatari nella stessa email. L’indirizzo di posta del destinatario sarà sempre e solo nel campo A e non nel CC o peggio nel CCn. Idem per l’oggetto, che dovrà riassumere in poche parole il contenuto, con frasi concise come “Richiesta di colloquio all’attenzione di…”, oppure “Candidatura per partecipare a…”
2) Utilizzare il nome della persona destinataria del messaggio
Conoscere la persona a cui ci si rivolge aumenta la credibilità del messaggio. Iniziare con un “A chi di dovere” o con un “Buongiorno a tutti”, non porterà a nulla, mentre aprire l’email con un “Gentile dottoressa Maddalena…” o “Egregio presidente…” avrà tutt’altro effetto. Meglio dunque informarsi prima su chi è il destinatario e su qual è il suo ruolo all’interno dell’azienda o dell’istituto di turno. Uno sguardo a LinkedIn, in questo senso, può essere di grande aiuto!
3) Evitare introduzioni prolisse
Perdersi in chiacchiere non è un atteggiamento piacevole dal vivo, figuriamoci per email. Se anche il testo dovesse richiedere parecchio spazio per esprimere i concetti da esporre, cerca di condensare nelle prime righe il succo del discorso, offrendo così al lettore la possibilità di capire subito qual è il punto dell’email e, nel caso, procedere con la lettura e valutazione del seguito, allegati compresi.
4) Citare colleghi, tutor, qualifiche o titoli di studio
Un’email di lavoro viene scritta di solito per convincere qualcuno di qualcosa (siamo noi i candidati giusti, siamo i partner commerciali ideali, desideriamo sottoporre un progetto) o per comunicazioni di servizio (nuove iniziative, richieste di supporto o di materiali). Va da sé che la massima efficacia si ottiene nel momento in cui alle parole si accompagnano i fatti. Un testo generico ben scritto sarà sempre meno persuasivo di un testo ben scritto ma anche specifico: se possibile, cita i colleghi del tuo team, i tuoi tutor universitari, gli sponsor che ti supportano, e ancora le qualifiche, gli attestati di formazione e tutto ciò che può avvalorare la tua comunicazione e la tua richiesta o, per le comunicazioni di servizio, specifica esattamente di cosa hai bisogno o i punti focali della nuova iniziativa.
5) Chiudere con una firma autorevole (e a norma)
Scrivere un’email di lavoro perfetta significa preoccuparsi di ogni aspetto, compresa la parte di chiusura. Limitarsi a un “Cordiali saluti” lascia il tempo che trova: opta invece per il tuo nome e cognome, i tuoi recapiti, il link al tuo profilo LinkedIn, il tuo ruolo in azienda. Specifica inoltre i diritti d’uso dell’email dal punto di vista legale. Ad esempio: “Questo messaggio può contenere informazioni strettamente confidenziali e coperte da segreto professionale. Salvo che non sia espressamente autorizzato è pertanto proibito qualsiasi uso, comunicazione, copia o diffusione non autorizzata dei contenuti di questo documento.”
Ricorda: quando si parla di lavoro la professionalità è d’obbligo. Non ci resta che augurarti buona scrittura!
