In alcuni casi è obbligatoria per legge, in altri è soprattutto una tutela in caso di accertamenti o notifiche di mancato pagamento. Comunque sia, gestire bene la conservazione dei documenti è importante: non solo per essere in regola e preparati a un eventuale controllo, ma anche per non riempire i cassetti e gli scaffali di casa con una montagna di scartoffie inutili. Ecco dunque 4 informazioni sulla conservazione dei documenti fiscali che possono tornare utili per organizzarsi al meglio!
1. Quali documenti conservare
Molti documenti che attestano una dichiarazione o un pagamento sono utili e andrebbero conservati, almeno per un certo periodo. Pensiamo ad esempio alle ricevute di bollette, delle fatture di un professionista o del bollo auto: averle a disposizione per poterle esibire ci mette al sicuro dal rischio di dover effettuare nuovamente il pagamento, magari con l’aggiunta di una mora.
Tra i documenti a cui fare più attenzione ci sono le dichiarazioni dei redditi (anche nella versione dichiarazione precompilata), le ricevute dei pagamenti relativi ai contributi previdenziali e gli F24 per gli adempimenti nei confronti delle amministrazioni comunali e statali. A questi dobbiamo aggiungere i giustificativi di spese deducibili e tutti i documenti relativi a contenziosi in corso – piccoli o grandi – come istanze di rimborso o ricorsi. Ricordiamo inoltre che devono essere conservati gli scontrini fiscali di beni soggetti a garanzia.
2. Per quanto tempo conservare i documenti fiscali
Una delle domande che ci poniamo più di frequente è per quanto tempo conservare le bollette, il bollo auto e tutti gli altri documenti fiscali rilevanti. Non per tutti i documenti è richiesto lo stesso tempo di conservazione: ecco i principali.
1 anno
- Pagamenti di premi assicurativi
- Iscrizioni a palestre
- Rette scolastiche
2 anni
- Scontrini d’acquisto di beni con garanzia standard
3 anni
- Parcelle e fatture
- Bolli auto
- Cambiali
5 anni
- Tributi e dichiarazioni dei redditi
- Pagamenti rateali e mutui
- Ricevute di locazioni e spese condominiali
- Bollette di utenze domestiche
- Contravvenzioni e multe
10 anni
- Ricevute per spese di ristrutturazione detraibili
- Estratti conto bancari
- Canoni TV
- Bollette per dispositivi mobili
3. In che modo effettuare la conservazione dei documenti
Il fine della conservazione dei documenti è duplice: da un lato è quello di mantenerli integri, dall’altro è di renderli disponibili alle future consultazioni. I documenti conservati devono quindi essere custoditi in modo che non subiscano modifiche e mantengano la propria autenticità, pena la perdita del valore di prova.
Le informazioni in essi contenute devono mantenersi leggibili e comprensibili. A questo contribuisce anche il tenere i documenti in ordine, archiviati secondo criteri che ci permettano di ritrovare i dati che cerchiamo entro tempi ragionevoli.
4. La Conservazione Sostitutiva dei documenti
La Conservazione Sostitutiva è anche detta dematerializzazione perché nasce con l’intento di salvare il contenuto e i principali aspetti formali del documento in digitale, eliminandone il supporto cartaceo. Questo procedimento permette non solo di avere archivi dal minimo ingombro fisico, ma anche di velocizzare le operazioni di ricerca al loro interno grazie all’utilizzo di funzionalità informatiche.
Anche in ambito domestico è possibile ricorrere a questo tipo di conservazione per alcune tipologie di documenti. Ad esempio, sono già molti i fornitori di utenze o altri beni e servizi che propongono di scegliere la bolletta elettronica al posto di quella cartacea. In questo caso, il documento può essere conservato su un computer o su un diverso dispositivo di archiviazione digitale. È bene però ricordare che anche i formati digitali sono soggetti a rischi e a deterioramento e necessitano di specifici provvedimenti. In questo senso sicuramente un backup “in cloud” aiuta, usando servizi come Google Drive o Dropbox, che consentono di archiviare documenti e immagini in remoto, mettendosi al riparo da eventuali guasti del proprio PC.
