Aumentare la produttività vuol dire fare scorta di una risorsa sempre più preziosa e limitata: il tempo. Ma i vantaggi non finiscono qui, perché una gestione razionale della giornata lavorativa aiuta anche a liberarsi da ansia e stress, migliorando di fatto la qualità della nostra vita. In un presente sempre più ricco di stimoli e distrazioni la vera sfida è mantenere la giusta concentrazione e ordinare in modo efficace le nostre priorità. Non esiste una soluzione infallibile o universale per riuscirci, ognuno deve trovare quella più in linea con i suoi bisogni. Questi 5 metodi sono un buon punto di partenza per mettersi alla prova e misurare i progressi.
1) Il Metodo Eisenhower
Dwight David Eisenhower, è stato un generale e il 34° Presidente degli Stati Uniti d’America. Al suo nome sono legate moltissime innovazioni, come la nascita della NASA e il sistema autostradale americano. Tra le sue massime più note ce n’è una che recita “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. A partire da questa convinzione si è sviluppato il metodo noto come “Scatola di Eisenhower”, che classifica le attività da svolgere in base a quattro criteri:
- importanti e urgenti: vanno fatte al più presto e di persona;
- importanti e non urgenti: bisogna assegnargli una scadenza e vanno eseguite personalmente;
- non importanti e urgenti: vanno subito delegate;
- non importanti e non urgenti: si possono serenamente trascurare.
2) Principio di Pareto
Questo sistema parte dall’assunto che il 20% delle azioni che compiamo sono quelle più importanti e che generano per noi maggior valore. Tali azioni solitamente possono essere portate a compimento nell’80% del tempo a nostra disposizione, assegnando il 20% del tempo che resta all’80% dei compiti a minore impatto.
In altre parole, il segreto per essere più produttivi è ancora una volta dedicarsi primariamente alle attività importanti, scegliendo il modo più rapido e semplice per realizzare i processi di importanza secondaria.
3) Il metodo delle 5S
Frutto dell’efficienza nipponica, questa tecnica porta a eliminare il superfluo. Per migliorare le performance si tagliano gli sprechi di tempo ed energia, senza compromettere l’efficacia del lavoro. Il punto di partenza è un approccio che comprende 5 passaggi, corrispondenti alle 5S che danno il nome alla tecnica:
- Seiri, separa o scarta: scegli solo ciò di cui hai bisogno, eliminando tutto quello che non è funzionale allo svolgimento dell’attività e che rischia di distrarti. Vale ovviamente per gli oggetti (cancelleria, gadget, …) ma anche per il desktop del PC o per lo schermo dello smartphone o del tablet (via tutte le icone e le app inutili!).
- Seiton, riordina o sistema: ordina tutto ciò che rientra nel tuo campo visivo, lasciando solo quello di cui hai bisogno e disponendolo in modo razionale.
- Seiso, pulisci o spazza: stanze e scrivanie linde, ordinate e accoglienti sono un presupposto fondamentale per lavorare bene.
- Seiketsu, sistematizza o standardizza: crea delle routine, dei processi replicabili per tagliare i tempi e faticare meno.
- Shitsuke, diffondi o sostieni: applica i concetti appena visti a tutte le attività aziendali, in modo armonica e rispettoso delle esigenze di tutti.
4) Metodo Kanban
Un altro metodo giapponese per ordinare le priorità e diventare più efficienti è il Kanban, che letteralmente vuol dire “insegna”. Si tratta di un elemento della filosofia industriale del “Just in Time”, basata su un principio molto semplice: fare ciò che serve nel momento in cui serve, né prima e né dopo. Usato da diverse realtà aziendali, come la Toyota, il metodo Kanban mira a creare un flusso razionale e continuo, aumentando sia la gestione che la qualità del prodotto.
Si parte dalla visualizzazione delle fasi del lavoro attraverso una bacheca o lavagna condivisa. Le attività sono scritte in cartoncini colorati suddivisi in tre colonne (da fare, in corso, fatte). Così facendo diventa più facile tenere sotto controllo la mole di lavoro e smaltirla razionalmente, prevenendo blocchi o rallentamenti.
5) Metodo Getting Things Done (GTD)
Spostandoci dal lontano oriente agli Stati Uniti troviamo il metodo Getting Things Done (GTD), che può essere tradotto come “fare in modo che le cose vengano fatte”. Messo a punto nel 2001 da David Allen, parte dall’assunto che “La mente è fatta per avere delle idee, non per conservarle”, per restare focalizzati su un’attività dobbiamo quindi semplificarci la vita e ridurre il rumore di fondo che ci porta a perdere concentrazione. Come? Creando liste di azioni precise. Per evitare le inefficienze, Allen individua 5 stadi della gestione del flusso di lavoro:
- Raccolta: elenca le attività in sospeso, crea delle liste e conservale in un unico contenitore (una scatola fisica, un software come Google Keep o Trello, la posta elettronica, …)
- Metodo: occupati di un elemento alla volta, pianifica gli interventi e se fare quella cosa impiega meno di 2 minuti, falla subito.
- Organizzazione: stabilisci priorità e connessioni tra i vari compiti
- Revisione: passa periodicamente in rassegna la lista delle cose da fare, ridefinisci se necessario le priorità.
- Fare: mettiti all’opera!
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